خطوات هامّة ومساعدة في إجراء محادثات مهنيّة فعّالة
تندرج مهارات التواصل تحت خانة المهارات الناعمة، التي يجب امتلاكها من الموظف والقائد، راهنًا، إذ تُعلّق على مهارات التواصل الإيجابية أهمّيةً في تسيير دفة العمل في المنظمات، كما استقطاب المواهب والموظفين الأكفاء والعملاء وتحقيق المرجو من عمليات التفاوض وتحسين تعاون فريق العمل ورفع الإنتاجية.
أصول الحوارات المهنية الفعّالة
في الآتي، مجموعة من الخطوات الهامّة المُساعدة في إجراء المحادثات والحوارات المهنية الفعّالة، حسب شبكة Indeed المهنية:
-
- الأسئلة المفتوحة: عوضًا عن طرح سؤال مغلق، للإجابة عليه بـ “نعم” أو “كلا”، يُمكن للسؤال المفتوح أن يُشجّع المجيب على تقديم إجابة تفصيلية. تشتمل الأسئلة المفتوحة، في الإطار المهني، على: “هل تستطيع أن تخبرني عن الفريق الذي اخترته لهذا المشروع؟” و”ما هي أهدافك في العمل الجديد؟”و”ما المهام التي أكملتها اليوم؟”.
- التوازن في الحوار: عوضًا عن طرح أسئلة متتابعة على الطرف الآخر، تصح مشاركة الأحداث والمعلومات المتعلقة بالعمل والمهام أو مهام الفريق. في هذا الإطار، قد يهمّك أيضًا، التعرّف إلى أهمية العمل الجماعي في المؤسسات.
تحديد مجموعة من النقاط الهامة سابقًا مفيد لإجراء المحادثة بشكل فعّال (الصورة من Adobestock) - التجهيز للمحادثة: تحديد مجموعة من النقاط الهامة سابقًا مفيد لإجراء المحادثة بشكل فعّال. في هذا الإطار، يصحّ تدوين الملاحظات من أجل تذكر ما يجب معالجته أو طرحه خلال المحادثة أو الاجتماع. تُساهم الآلية المذكورة أيضًا في تحقيق الإفادة القصوى من الوقت، كما تُحفّز على التواصل.
- البحث عن نقاط مشتركة: يُساعد إيجاد الاهتمامات والمصالح المشتركة مع الطرف الآخر في تحقيق اتصال متبادل ناجح، كما يُساهم في التوصل إلى بعض المخرجات، التي يهدف إليها الطرفان، ما يتيح الالتقاء مُجدّدًا خلال فرص عمل لاحقة.
البحث عن الاهتمامات المشتركة أثناء الحديث مع زملاء العمل (الصورة من Adobestock) - الجرأة في الطرح: تُتيح الجرأة في التعبير عن الأفكار، لكن في حدود آداب العمل، للطرف الآخر سهولة التواصل معك بأقل مجهود، ثم تحقيق التعاون والعمل لصالح أهداف محددة متفق عليها من الطرفين.
الجرأة في التعبير عن الأفكار، لكن في حدود آداب العمل، تسمح للطرف الآخر بسهولة التواصل معك بأقل مجهول (الصورة من Adobestock)
نقطتان جوهريتان في كل المحادثات
يُشير تطبيق Fellow المُتخصّص في إدارة اجتماعات العمل، إلى نقطتين جوهريتين في هذا الإطار، هما:
1. الاستماع الفعال (أو النشط): يُساعد الاستماع الفّعال في استيعاب أي محادثة بشكل أفضل، فالمشاركة فيها بما يخدم الأطراف كافة. لذا، يجدر بالقادرة التدرب على مهارة الاستماع الفعّال، وذلك لإجراء محادثات أفضل مع الموظفين. ينسحب الأمر على الموظفين، وذلك من أجل تحقيق التعاون مع زملاء العمل.
2. لغة الجسد: يصحّ التركيز على التواصل غير اللفظي، إذ يمكن نقل المزيد من المعلومات من خلال لغة الجسد عوضًا عن التواصل اللفظي. في هذا الإطار، أثناء المحادثة، يجدر الانتباه للغة الجسد، وتجنب الابتعاد عن الطرف الآخر بل الوقوف وجهًا لوجه بشكل مباشر ما يُظهر الاهتمام، كما تقديم الملاحظات من خلال الإشارات غير اللفظية، مثل: الإيماء للتعبير عن موافقتك على إحدى النقاط أو إظهار الاهتمام المستمر بالمحادثة.
