يعتقد العديد من الموظفين أنّ غالبية اجتماعات العمل قابلة للاختصار، في رسالة تُرسل إليهم عبر البريد الإلكتروني، إذ تترافق الاجتماعات في الغالب مع الملل، خصوصًا إذا كانت غير مجدية ومُتكرّرة. لذا، يجدر بالرؤساء والمديرين التعرف إلى أنواع الاجتماعات، حتى يُدركوا آلية إدارتها بالشكل الصحيح وكيفية الخروج منها بنتائج مثمرة. من هذا المنطلق، يقدم “سيدتي” معلومات عن أنواع الاجتماعات في بيئات الأعمال.

اجتماعات العمل

يتحدّث د. علي آل منصور، المُتخصّص والحاصل على الدكتواره في القيادة، عن ثلاثة أنواع رئيسة للاجتماعات، بالاتكاء على ما أشارت إليه “شركة ماكنزي العالمية للاستشارات”، إذ أن فهم هذه الأنواع يُتيح للقادة والأفراد استثمار الوقت بشكل فعال، خلال الاجتماعات:
1. اجتماعات صُنع القرار: خلالها، يجتمع أصحاب المصلحة الرئيسين معًا لاتخاذ قرارات صعبة في شأن القضايا المُعقّدة.
2. اجتماعات للحلول الإبداعية والتنسيق: تحثّ هذه الاجتماعات على الابتكار ووضع اللمسات الأخيرة على المنتجات الجديدة.
3. اجتماعات تبادل المعلومات: تُستخدم لزيادة الوعي وتشجيع الأسئلة والإجابة عليها، خلال المناقشات.

أنواع جوهرية من اللقاءات المهنية

“Better Up”؛ المنصة المهنية المتخصّصة بفرق العمل والإنتاجية، تتطرق بدورها إلى خمس أنواع جوهرية لاجتماعات العمل، هي:

إقرأ أيضا:10 أسئلة شائعة في المقابلة الشخصية

• اجتماعات حل المشكلات: الهدف الرئيس من هذا النوع من الاجتماعات، هو إيجاد الحلول المثاليّة لمشكلات تواجه المنظمات، مثل: المشكلات التشغيلية وقضايا الإنتاجية أو ارتفاع معدل دوران الموظفي. بالطبع، عندما يتعلق الأمر بالعثور على المسار الأفضل للعمل، فإن الاستشارة الجماعية مُفضلة، إذ ينتج عنها أكبر عدد من الحلول الممكنة. ثمّ، يتعين على المشاركين في الاجتماع تحديد الأشخاص المسؤولين على التنفيذ.
• اجتماعات بناء الفريق: تهدف إلى تعزيز العمل الجماعي والثقة والتماسك وتؤدي إلى تحسين طريقة عمل الموظفين وزيادة الإنتاجية ورفع مستوى سعادة الموظفين. الجدير بالذكر أنه مع تزايد عدد الموظفين الذين يعملون عن بُعد، أصبحت اجتماعات بناء الفريق الافتراضية ذات أهمية متزايدة، فهي طريقة جيدة للتواصل مع هؤلاء الموظفين الذين قد يشعرون بالعزلة عن أعضاء فريقهم ومنظمتهم، ما يمنع معنوياتهم من التدهور، إضافة إلى الاطلاع على مسار المهام التي يقومون بها. من المُمكن أداء هذا النوع من الاجتماعات بشكل غير رسمي، مثل: إعداد الاجتماع، تزامنًا مع نزهة أو نشاط خارج المكتب.
• الاجتماعات الفردية: الاجتماع الفردي هو لقاء بين شخصين مجدول لغرض معين، مثل: مراجعة الأداء بين المدير والموظف وجلسات التدريب المهنية أو اجتماع بين مندوب للمبيعات وعميل… على الرغم من أن هذا النوع من الاجتماعات لا يتطلب تحضير جدول للأعمال، إلا أن وجود مستند يدون فيه كل ما يتفق عليه الطرفان أمر شائع ومفضل.
• اجتماعات التخطيط ربع السنوية: تجتمع الفرق معًا كل ثلاثة أشهر لمناقشة مدى تنفيذ أهداف الشركة على المديين القصير والطويل، بشكل استراتيجي. يقتصر الحضور في الغالب على المشاركين الذين سينفذون الخطة. على الرغم من أن هيكل هذا النوع من الاجتماعات يُمكن أن يتنوّع، إلا أن الثابت هو أن قائد الفريق هو الذي يقوم بتعيين المهام لكل شخص. تُعد اجتماعات التخطيط الفصلية طريقة رائعة لتتبع تقدم الفريق والحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق، وهي فرصة جيدة للتفكير في الربع السابق ومراجعة ما يجب تنفيذه في الربع التالي.

  

• اجتماعات المراجعة اليومية Check-in meetings: تُسمّى أيضًا بـ”اجتماعات التحقق اليومية”، وهي من أكثر أنواع الاجتماعات شيوعًا. تعقدها المنظمات بانتظام لأسباب عدة، منها: مشاركة تحديثات المشروع والتقدم والتأكد من قيام الجميع بأدوارهم ومسؤولياتهم والحصول على ملاحظات الموظف ومناقشة أي تحديات أو نجاحات أو أفكار واكتشاف الخطوات التالية. تزداد أهمية هذا النوع من الاجتماعات، في حالات العمل عن بُعد، كما تساعد في ضمان بقاء الموظفين على اطلاع بالتغييرات وتوافق أهدافهم مع أعضاء الفريق الآخرين.

عبر هذا الرابط، هناك نوع مشابه من الاجتماعات؛ هو Daily standup meeting

إقرأ أيضا:خطوات هامة قبل تنفيذ المشروع التجاري ونصائح في إنجاحه