مطلوب مساعد تنفيذي في مجموعة مغربي للبيع بالتجزئة بالرياض
المهام الوظيفية :
قم بالتخطيط للعام بأكمله، بالتعاون مع المدير التنفيذي، بناءً على الأهداف والأنشطة المحددة لضمان الإعدادات المناسبة للسفر والاجتماعات والمؤتمرات والاجتماعات الإستراتيجية واللجان.
التعامل مع وتنسيق جميع لوجستيات السفر لجميع الرحلات التجارية والشخصية التي يطلبها المسؤول التنفيذي بما يتماشى مع ميزانية السفر المحددة
التخطيط والجدول الزمني لجميع الاجتماعات الداخلية والخارجية والتنسيق مع جميع الحضور لإدارة الوقت التنفيذي بشكل فعال وضمان استدامة جميع عمليات الإدارة.
حضور جميع الاجتماعات لجمع وتحليل وإبلاغ جميع محاضر الاجتماع مع جميع أصحاب المصلحة ومتابعة المهام للحفاظ على فعالية جميع الاجتماعات.
العمل كمندوب تنفيذي لحضور الاجتماعات نيابة عنه مع الأطراف الداخلية والخارجية لتعظيم القدرة التنفيذية على القيام بمهام متعددة وإدارة أولوياتهم.
التعامل مع الخدمات اللوجستية لاجتماعات كبار الشخصيات سواء عقدت في مقر الشركة أو خارجيًا وتمثيل المدير التنفيذي مع الضيوف والزوار للحفاظ على صورة الشركة.
مراقبة الميزانية التنفيذية من حيث السفر والقرطاسية والاجتماعات وأية مصاريف متنوعة أخرى والتأكد من عدم تجاوزها الحدود المقررة.
بناء والحفاظ على علاقات قوية إيجابية مع زملاء العمل الداخليين والمديرين والأطراف الخارجية والبائعين والبنوك والموردين والفنادق ووكالات السفر لتسهيل مسؤوليات الوظيفة التنفيذية.
التعامل مع دفع جميع الفواتير الشخصية والتجارية للتنفيذيين وإصدارها في الوقت المحدد لتجنب التأخير والعقوبات.
التعامل مع العلاقات العامة الشخصية والتجارية للمدير التنفيذي لضمان اتصالهم وتحديثهم مع جميع الأخبار والمجتمعات المتعلقة بالأعمال لتمكين إدارة العلاقات الفعالة.
تصفية ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمدير التنفيذي، والرد على الاستفسارات ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال وإعداد ملخصات الأعمال وإعداد التقارير لدعم المدير التنفيذي في إدارة وقته بشكل أكثر فعالية.
متابعة المشاريع مع أصحاب المصلحة والمرؤوسين لضمان إنجاز جميع الأعمال في الوقت المحدد.
تخطيط وتنسيق إجازات التقارير المباشرة وخطط الإجازات في التقويم وعلى النظام للحفاظ على توافر التفويضات المطلوبة حتى لا تعيق العمليات.
العمل كحارس بوابة لجميع القضايا والطلبات والصراعات التي قد تنشأ وتحتاج إلى مدخلات المدير التنفيذي للحد أو تقليل أي نوع من الإزعاج أو إضاعة الوقت للمدير التنفيذي لتسهيل إنجاز وظيفته بشكل فعال.
حفظ وأرشفة جميع الملفات والمستندات المهمة والحفاظ على سريتها لتمكين سهولة الوصول إليها واسترجاع المعلومات.
المشاركة والتعامل مع المشاريع والأحداث الخاصة بالشركة حسب الطلب بالتنسيق مع المساعدين والمديرين التنفيذيين الآخرين والتأكد من اكتمال هذه المشاريع بنجاح.
الشروط :
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال ويفضل تخصص إدارة الأعمال أو المالية.
مهارات الاتصال وإدارة العلاقات
علاقات عامة قوية ومهارات التعامل مع الآخرين
خبرة من 8 الى 10 سنوات في مجال إدارة المكاتب منها 5 سنوات على الأقل في العمل
ممثل المديرين التنفيذيين
