مطلوب مراقب المستندات في شركة المنتجات الجوية بالخبر
المهام الوظيفية :
أداء خدمات مراقبة المستندات وفقًا لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية والعمليات والإجراءات وأي متطلبات تنظيمية خاصة بالمشروع أو غيرها.
تنفيذ وتنفيذ وصيانة عمليات مراقبة وثائق المشروع والإجراءات وتعليمات العمل.
ضمان الإعداد والاستخدام الفعال لنظام التحكم في المستندات.
توفير التدريب للمستخدمين الجدد ومراقبي المستندات في المشروع.
القيادة والتوجيه لمراقبي المستندات المبتدئين في المشروع إذا لزم الأمر.
فهم والحفاظ على أهداف إدارة الوثائق وفقا لوظيفة الوظيفة.
مطلوب لحضور عمليات التدقيق لدعم مبادئ التحسين المستمر.
مسؤول عن استلام وإدخال ونقل وحفظ وثائق المشروع بما في ذلك وثائق AP والعميل والمورد ووثائق الطرف الثالث وفقًا للإجراء.
إبلاغ الإدارة في حالة عدم الالتزام بالمعايير والمواصفات.
إنتاج وتوزيع تقارير الحالة الدورية على فرق تنفيذ المشروع والهندسة حول حالة مراجعة الموافقات على وثائق المشروع والوثائق المتأخرة.
التأكد من اتباع الأطراف الخارجية لإجراءات وتعليمات العمل والمواصفات.
معالجة الوثائق وتوزيعها في الوقت المناسب على الفريق وفقًا لمصفوفة توزيع المشروع.
إنشاء وصيانة سجلات مراسلات المشروع.
إجراء التحقق من الدقة والجودة لجميع الوثائق المستلمة لضمان الامتثال.
تحسين عمليات العمل والمشاركة في معدل الدوران وتطوير الإجراءات المضمنة.
تطوير وتحديد مؤشرات دوران وفقا لمتطلبات الاتصال.
قم بمراجعة الفهارس حسب تعليقات العميل.
التعاون مع العملاء المتوقعين في انضباط المشروع للإدخال في إنشاء حزم دوران.
قم بتجميع حزمة المبيعات النهائية الجاهزة للتقديم باستخدام تدفق العملية الداخلية وإرسالها إلى العميل للحصول على الموافقة النهائية.
تنسيق عملية التسليم والإغلاق وأرشفة وثائق المشروع في الوقت المحدد ووفقًا لمتطلبات المشروع.
قبول ومعالجة الوثائق المضمنة.
دعم وتقديم المشورة لفرق البناء والهندسة بشأن جميع الجوانب المتعلقة باكتمال الوثائق المبنية
استخدم أداة إدارة المستندات الخاصة بالشركة وعمليات العمل الانضباطية الوظيفية لتوفير خدمات موثوقة ومتسقة لإدارة مستندات المشروع
ساعد في الحفاظ على قدرات فريق إدارة المستندات الإقليمي لضمان مستويات عالية من الدعم لتلبية احتياجات العمل عبر مجموعة واسعة من العروض.
توفير تعاون وثيق مع الفرق الإقليمية والعالمية الأخرى والدعم عبرها لضمان المشاركة الفعالة للموارد والدروس المستفادة وأفضل الممارسات وتطوير عمليات وإجراءات العمل المناسبة عبر فرق التنفيذ العالمية.
فهم وتطبيق متطلبات موافقات عملاء الطرف الثالث على المشاريع كما هو مطلوب.
تنظيم وصيانة سجل المستندات الرئيسية للمشروع.
الشروط :
يفضل الحصول على مستوى الدرجة الدبلوم أو شهادة في إدارة المعلومات.
خبرة لا تقل عن 10 سنوات في العمل في مواقع المشاريع البعيدة
