مطلوب سكرتير بشركة بارسونز بجدة
المهام الوظيفية :
تقديم الدعم الإداري رفيع المستوى لفريق إدارة المشروع بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة التقويمات وتنسيق ترتيبات السفر.
تنظيم وصيانة مستندات المشروع بما في ذلك العقود والتصاريح والرسومات والمراسلات وضمان حفظ السجلات الدقيقة واسترجاع المعلومات السهل حسب الحاجة.
بمثابة نقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بما في ذلك المقاولين والموردين والوكالات الحكومية والتعامل مع التحقيقات وتسهيل التواصل بين الأطراف حسب الضرورة.
ترتيب وتنسيق اجتماعات المشروع وإعداد جداول الأعمال واستغرق دقائق لتوثيق المناقشات وعناصر العمل والقرارات التي يتم اتخاذها أثناء الاجتماعات.
المساعدة في إعداد تقارير المشروع والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق لأصحاب المصلحة وضمان الدقة والاكتمال والالتزام بالمواعيد النهائية.
مراقبة النفقات المتعلقة بالمشروع وفواتير العمليات والحفاظ على السجلات المالية وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.
التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية مع السلطة التقديرية والكفاءة المهنية والحفاظ على السرية في جميع الأوقات.
تحديد وحل المسائل الإدارية والتحديات الإدارية بشكل استباقي لضمان التشغيل الفعال لفريق المشروع.
أداء مهام إدارية إضافية ووظائف الدعم كما تم تعيينها من قبل إدارة المشروع والمساهمة في النجاح العام لمشروع البناء.
الشروط :
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع أو الحقل ذي الصلة المفضل.
تجربة مثبتة كسكرتير أو مساعد إداري أو دور مشابه ويفضل أن يكون ذلك في صناعة البناء أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في صناعة البناء مع خبرة أقل من 2 سنوات في مجلس التعاون الخليجي وتجربة KSA بشكل مثالي
الكفاءة في تطبيقات برامج المكاتب Microsoft Office Suiteو Excel وPowerPoint و Outlook وأدوات إدارة المشروع.
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إعطاء الأولوية للمهام وإدارة المواعيد النهائية المتعددة بفعالية.
مهارات التواصل الممتازة المكتوبة واللفظية مع القدرة على التفاعل بشكل احترافي مع الأفراد على جميع المستويات.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إدخال البيانات وإدارة المستندات وحفظ السجلات.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة مع السلطة التقديرية.
