تعرفوا إلى توصيف الوظائف وأهميتها للشركات وطرق استخداماتها
الوصف الوظيفي وثيقة تعدّها الشركة لكل وظيفة على حدة، بحسب الهيكل التنظيمي. تعدّ الوثيقة المذكورة أساسية في توضيح الأدوار التي يؤديها كل فرد في فريق العمل. تتطرق السطور الآتية، إلى أهمية الوصف الوظيفي ومواصفاته الأساسية.
أهمية الوصف الوظيفي
بحسب علي الجليدي، مُطوّر الأعمال والمستشار، يحتوي توصيف الوظائف على المعلومات الأساسية التي تُحدّد العمل؛ بداية، فقرة قصيرة تتضمّن معلومات عن الأهداف التي لا بد أن ينجزها الموظف والمنصب الوظيفي والمسؤوليات والواجبات، مع وصف كل واجب ومسؤولية على حدة. بعبارة أخرى، الوصف الوظيفي يحدّد الواجبات والمُهمّات والمؤهلات العملية والعلمية والصلاحيات المُخولّة.
ويذكر الجليدي أهمية الوصف الوظيفي في الآتي:
- يُساهم الوصف الوظيفي في تطوير الإدارة العليا، من خلال وضع خطط أكبر، كما في تطوير الهيكل التنظيمي للشركة.
- يُعتبر توصيف الوظائف بمثابة أداة مُفيدة للمدير لتقييم أداء المُوظّفين، إذ يذكّر كل توصيف المدير والموُظّف بكُل الأمور التي لا بد من أنّ يتم وضعها في الاعتبار.
- يُستخدم الوصف الوظيفي للاطلاع على الأجور والرواتب.
- يُعتبر الوصف الوظيفي الأساس القوي الوحيد الذي يسمح بالتعرف إلى القيمة النسبية للوظائف داخل المنشأة.
- يُعدّ الوصف الوظيفي جوهريًّا في عملية اختيار الموُظفين وتعيينهم، خصوصًا أن الوصف الوظيفي يساعد في عملية الإعلان عن عمل ويقيس قدرات الأفراد ومدى مؤهلاتهم ومهاراتهم لتحقيق مُتطلبّات العمل.
إقرأ أيضا:هام للموظفين.. خطوات أولى ضرورية قبل تغيير مجال العمل
من جانب عادل الصرعاوي، المتخصّص في الموارد البشرية، يرى أن “توصيف الوظائف مساعد على توضيح مهام الموظف وأدواره ومسؤولياته داخل الشركة، علمًا أن الوصف الوظيفي المكتوب بشكل سيء يقود إلى إرباك المتقدم إلى الوظيفة الشاغرة أو التفسير غير الدقيق لما تنطوي عليه”.
نقاط هامة متعلقة بالوصف الوظيفي
يشير الدكتور علي آل منصور، المتخصّص في القيادة، إلى أهمية الانتباه إلى الأمور الآتية، في توصيف الوظائف، بالاتكاء على معلومات واردة في “فوربس”:
- قد يشير التوصيف الوظيفي إلى أن الدور ليس مناسبًا، مثل: تضمين عرض الوظيفة الشاغرة، عبارات مثل: “نعمل بجد” أو “نحن عائلة هنا”، مما قد يعني بعض العمل الإضافي غير مدفوع الأجر والإجابة على رسائل البريد الإلكتروني حتى في أيام الإجازة!
- يجب أن يترجم الارتقاء في سلم الشركة إلى مسمى وظيفي واضح، فالمناصب الأعلى تعني في الغالب رواتب ومزايا أفضل، إلا أنّ هذا الأمر لا يعبر عن الحال دائمًا، إذ لدى الشركات المختلفة ألقاب مختلفة للأدوار الوظيفية، في المستويات المختلفة. على الرغم من أن الألقاب ليست كل شيء، إلا أنها تقوم بدور رئيس في الخطط المهنية المستقبلية.
- يجب التركيز على المهارات الفنية أو التقنية في الوصف الوظيفي، فالمهارات مطلوبة للنجاح في الدور، مع أهمية الاستخدام في السيرة الذاتية وجعل المهارات جاهزه في الحفيظة الذهنية، أثناء المقابلة، لتجاوزها بنجاح.
